日本とアメリカの国際特許事務所「横井内外国特許事務所」の国内の特許・商標・意匠、米国の知財に関する一口メモ「J&T Document Managerのアップデート」

J&T Document Managerのアップデート

J&T Document Managerとは、文書管理ソフトとも呼んでいます。

事務所や会社内で日々生成されているファイルは、何らかのルールに基づいて、どこかに保存しているはずです。通常は、フォルダに名前を付けて整理していると思います。

これが最初は整理整頓された状態ですが、時間とともにごちゃごちゃになってきてしまいますし、分類のルールによってはあるファイルはどちらのフォルダに保存するのかの判別が困難になってきてしまいます。本質的両方に属するものは決して少なくありません。
ですから、保存した人以外は、後々見つけられなくなるということは往々にしてあります。むろん、営業部の第１課とだい２課とで殆ど同じ内容のファイルをゼロから作っていたりもします。

J&T Document Managerは、ファイルをクラウドに保存しつつ、全文検索機能によって保存したファイルを瞬時に見つけてダウンロードする管理ソフトになります。

また、複数のファイル群をまとめて保存できます。特許事務所であれば、一つの特許出願の為に作成した複数のファイルをまとめて暗号化しつつ圧縮して保存することができますし、このときに全てのファイルを全文検索の対象とすることができます。

このような文書管理ソフトはIPBOOK.cloudと連動することが可能で、ある包袋に属するファイル群をまとめてクラウドに保存できますし、IPBOOK.cloudで包袋のレコードを閲覧しているときに、その包袋に属するファイル群を瞬時に見つけてダウンロードすることができます。

まだまだ使いやすくできるところはあり、今回も使い勝手を良くするためのアップデートをしました。

全文検索に加えて、予め用意してある項目に対応した入力も可能です。たとえば、「書類名」という項目があり、ここには整理するために書類名を入力できます。全文検索のためのテキスト抽出自体は自動ですが、さらに書類名をも入力したいときは、手入力することになります。

このような項目がいくつかありますが、簡易入力という操作が可能です。例えば、「特許出願書類」と入力したい場合、毎回、「特許出願書類」と入力するのは煩雑ですし、誤変換して気づかないで入力してしまうと、見つけられなくなるということも起こります。

簡易入力は、予めａ～ｚの１文字に対して、何らかの言葉を対応づけて保存しておくことで、項目欄にａと入力すれば、対応する言葉に変換して保存される機能です。

手入力の煩雑さを減らし、誤変換による誤入力や、個人の主観による文言の不統一を防止できることができます。