日本とアメリカの国際特許事務所「横井内外国特許事務所」の国内の特許・商標・意匠、米国の知財に関する一口メモ「2021年9月 」

IPBOOKは、メールの送受信も可能です。案件ごとに、受信や送信するメールをIPBOOKで管理できます。
通常であれば、各案件のメールは、各担当者に送られます。
従って、担当者も案件ごとに過去の通信を探すのは大変ですし、事務所全体として、メールを管理できません。
IPBOOKであれば、IPBOOKからメールを読み、案件と紐付けてIPBOOK内に取り込めます。添付ファイルも任意の場所に保存できます。

一括管理するために、ccをつけて事務管理用のメールにも送れるようにすることも一案ですが、クライアントが確実にccをつけて返信してくれるわけではないですし、確実にお願いすることも難しいと思います。

そのような理由で、IPBOOKが直にメールを送受信できるということは事務管理上も作業時間上もメリットがあります。

先日、事務スタッフが、ブラウザでメールを開こうとしたところ、ブラウザの具合が悪かったのか、開けませんでした。もう少し具体的にいえば、メールを開くのに数分待たされるという状況でした。ですが、このときもブラウザでIPBOOKを開いて、そこからメールを開いたところ、すぐに開けました。

その数日後、ブラウザの方でもすぐに開くことができるようになったのですが、IPBOOKの機能の方が早いということも分かりました。

IPBOOK担当者の説明動画を完成させました。

IPBOOKはマニュアルレス（※）で操作できるようにしてあります。
ただ、最初の一度くらいは操作の説明を受けたいと思います。
現在、説明動画を作成して順次完成してきております。
今回、「IPBOOK担当者」の説明動画を完成したのでアップロードしました。

IPBOOKは、通常の特許管理は行なえます。
特許事務所が10年近く利用してきた特許管理アプリの機能をすべて網羅しています。
特許管理というと重要ではありますが、事務所の機能の一部に過ぎないと思われていると思います。
IPBOOKは、特許管理のデータベースがあることを利用して事務作業のあらゆる部分の処理効率の向上を図れるように作り上げています。
実際に事務作業の低減効果は絶大で数千時間の作業時間を減らせます。

例えば、給料計算も対応していますよ。

新しいシステムを導入し、それを全所員、全社員が使用するとなると、操作方法の習得のための作業時間も大きなコストになります。
教える側も、教えられる側も時間がかかりますし、一人ひとりの能力や感じ方の違いで疑問点も異なります。

この課題を解決することで、導入のハードルを下げられると思いませんか？
IPBOOKでは、特許事務所の所長の視点で、このハードルを下げる必要性を重視してきました。もともとマニュアルレスの構想もそこからきています。

今回は、IPBOOKの操作説明を動画にすることで、教える側の負担はほぼ無くなり、教えられる側は自分の好きなタイミングで、好きなだけ繰り返し見ることができるようになり、全所員の負担の総量を下げることができます。

今回は、特許管理の部分と、請求書発行の部分の操作説明の動画ができあがりました。
ほぼすべての動画は５分未満にしています。リモートワークでも簡単に見れますよ。

現在、IPBOOK担当者の動画説明を作成中です。給与管理の動画も追って作成します。