日本とアメリカの国際特許事務所「横井内外国特許事務所」の国内の特許・商標・意匠、米国の知財に関する一口メモ「2023年11月 」

IPBOOK.cloudのアップデート：包袋印刷の事務所用に年金バージョンを作成しました

年金管理を始めた包袋の表紙印刷の場合、これまでは年金支払い状況は２ページ目に印刷されていたのを、１ページの書誌事項の下に印刷する様にしました。

包袋の表紙を包袋に貼る際、クリアフォルダーの様な透明の市販の袋を貼り付けておき、表紙が更新されると古い表紙を新しい表紙に入れ替えるということが可能です。

年金管理をしている包袋の場合、両面印刷の場合は年金支払い状況が２ページ目に印刷されると、その面を表にして入れたいところですが、そうすると包袋の整理番号が裏になってしまいます。

一方、年金管理している包袋で中間管理の状況を確認する必要性が薄いので表面に表示しておく必要性は少ないと言えます。

このため、年金用の表紙印刷を用意し、先に年金の支払い状況、その後で中間経緯を印刷する様にしました。

これまでのものも選べますので、必要に応じて選んでみてください。

IPBOOK.cloudのアップデート

審査請求期限の通知を必要とするクライアントと、そうでないクライアントがあります。自社管理されているクライアントは、不要と指定されるところが少なくありません。このため、IPBOOK.cloudでは、通知を不要とすることができ、その場合は期限管理にのりません。

ただ、そのことが分かりやすいように、包袋表紙印刷に赤字で表示するようにして欲しいとのリクエストがありました。このことはクライアントにおいて明示されるようにすべきと思いクライアント用の包袋表紙印刷で表示されるようにしました。特許事務所用の包袋印刷では今のところ表示はしておりません。

これに関連するのが最終処分です。最終処分に何かが入力されていると期限管理の対象外となります。以前は当所では「終結」とスタンプを押しておりました。これについても包袋表紙印刷において、最終処分のところに何かが入力されていれば、「期限管理対象外」と赤字で表示するようにしました。

データ移行のこと

最近、データ移行をちょくちょくやります。別の特許管理ソフトの入力済みデータを、IPBOOK.cloudで使えるデータに変換し、IPBOOK.cloudでそのまま入力を続けていける様にするためにデータを移行します。

私どもが最初に使っていた今はなき高額な特許管理ソフトでは、本当にたくさんのテーブルがあって、それらを統一させるために大変な変換ソフトを作ってきました。

そういう経験がありますので、大概の特許管理ソフトや、エクセルで管理されていたデータであれば、簡単にデータ移行できちゃいます。

特許管理ソフトごとに癖がありますので、IPBOOK.cloudでは管理してないものもあります。ですが、データ移行するときはできるだけそういったデータも備考の中に加えておくようにしております。

ユーザーが自由にＣＳＶデータを取り込めないのか？とも聞かれるのですが、クラウドサービスなので、他の利用者のデータに影響を与えることがないようにするためにも、ご依頼いただく様にしております。無料ですし。

それと、先に書きました様に、事務所様ごとにデータ移行プログラムを書き換えることで、IPBOOK.cloudでは管理してない項目も消さない様にしております。