日本とアメリカの国際特許事務所「横井内外国特許事務所」の国内の特許・商標・意匠、米国の知財に関する一口メモ

IPBOOK.cloudのアップデート：包袋印刷の事務所用に年金バージョンを作成しました

年金管理を始めた包袋の表紙印刷の場合、これまでは年金支払い状況は２ページ目に印刷されていたのを、１ページの書誌事項の下に印刷する様にしました。

包袋の表紙を包袋に貼る際、クリアフォルダーの様な透明の市販の袋を貼り付けておき、表紙が更新されると古い表紙を新しい表紙に入れ替えるということが可能です。

年金管理をしている包袋の場合、両面印刷の場合は年金支払い状況が２ページ目に印刷されると、その面を表にして入れたいところですが、そうすると包袋の整理番号が裏になってしまいます。

一方、年金管理している包袋で中間管理の状況を確認する必要性が薄いので表面に表示しておく必要性は少ないと言えます。

このため、年金用の表紙印刷を用意し、先に年金の支払い状況、その後で中間経緯を印刷する様にしました。

これまでのものも選べますので、必要に応じて選んでみてください。

IPBOOK.cloudのアップデート

審査請求期限の通知を必要とするクライアントと、そうでないクライアントがあります。自社管理されているクライアントは、不要と指定されるところが少なくありません。このため、IPBOOK.cloudでは、通知を不要とすることができ、その場合は期限管理にのりません。

ただ、そのことが分かりやすいように、包袋表紙印刷に赤字で表示するようにして欲しいとのリクエストがありました。このことはクライアントにおいて明示されるようにすべきと思いクライアント用の包袋表紙印刷で表示されるようにしました。特許事務所用の包袋印刷では今のところ表示はしておりません。

これに関連するのが最終処分です。最終処分に何かが入力されていると期限管理の対象外となります。以前は当所では「終結」とスタンプを押しておりました。これについても包袋表紙印刷において、最終処分のところに何かが入力されていれば、「期限管理対象外」と赤字で表示するようにしました。

データ移行のこと

最近、データ移行をちょくちょくやります。別の特許管理ソフトの入力済みデータを、IPBOOK.cloudで使えるデータに変換し、IPBOOK.cloudでそのまま入力を続けていける様にするためにデータを移行します。

私どもが最初に使っていた今はなき高額な特許管理ソフトでは、本当にたくさんのテーブルがあって、それらを統一させるために大変な変換ソフトを作ってきました。

そういう経験がありますので、大概の特許管理ソフトや、エクセルで管理されていたデータであれば、簡単にデータ移行できちゃいます。

特許管理ソフトごとに癖がありますので、IPBOOK.cloudでは管理してないものもあります。ですが、データ移行するときはできるだけそういったデータも備考の中に加えておくようにしております。

ユーザーが自由にＣＳＶデータを取り込めないのか？とも聞かれるのですが、クラウドサービスなので、他の利用者のデータに影響を与えることがないようにするためにも、ご依頼いただく様にしております。無料ですし。

それと、先に書きました様に、事務所様ごとにデータ移行プログラムを書き換えることで、IPBOOK.cloudでは管理してない項目も消さない様にしております。

IPBOOK.cloudのアップデート：タイムレコーダーの機能の追加

あるご利用者のご依頼にお応えして出勤管理の機能を加えました。従来のタイムレコーダーの機能と考えていただいて結構です。
出勤時、退社時に、画面のボタンをクリックすると、それぞれの時間が記録されます。
押し忘れたときのために手動による修正も可能です。修正は可能ですが、最初に記録した日時も常に記録されています。
有休を利用するか否かの記録も可能です。
残業の記録及び月次の累積計算も可能です。
上司による承認の機能もあります。
毎月、一覧表として印刷する機能もあります。
同時に日報を記録する機能も作りました。

これらは無料で使えますが、ご利用いただくにはご希望の旨のご連絡をお願いします。こちらで管理データを修正することで、画面に表示されるようになります。

IPBOOK.cloudは、特許事務所の事務負担を減らせるような機能は積極的に加えていきます。ご利用者の方からのリクエストをお待ちしております。

IPBOOK.cloudのアップデート：入力チェック（期限管理）

期限ものの入力をされた後、期限管理が正しくピックアップされるかを確認されているご利用者がいらっしゃいます。
中間処理で６０日期限の場合、入力後に６０日の範囲で期限管理を実行し、正しくピックアップされるか確認することで、安心できます。

このとき、期限管理で６０日とか、３ヶ月とか、審査請求期限としての３年とか、日付範囲を入力するのですが、この手間を減らしたいとのリクエストをしていただきました。

そこで、
「※開始日を今日として、30日間 60日間 3ヶ月間 1年間 3年間　を指定する。」
ということができるようにしてみました。

日付範囲を入力する代わりに、これらの期間の前のチェック欄をクリックして｛送信｝をクリックすると、指定期間での結果が表示されます。

是非、お試しください。

IPBOOK.cloudのアップデート：入力チェック
IPBOOK.cloudでは、包袋の表紙にする包袋印刷として、二種類用意しています。
このうち、クライアント用の包袋印刷は、内容や経過、期限などが表示されます。
これを入力チェックに使用されている方が見えます。

期限管理では残日数順に案件のリストが表示されます。
各案件の隣には「更新」と表示されていますので、期限で気になるものがあれば、クリックすることで基礎的なデータを見ることができます。
ですが、内容、経緯などは、クライアント用の包袋印刷が使いやすいとのことです。

このため、今回は期限管理で表示される案件リストにおいて、各案件の隣に
包袋印刷：事務所用/クライアント用と表示し、
気になる案件の横に表示される「クライアント用」のボタンをクリックすると、
包袋印刷の画面を表示することができるようにしました。

作業効率アップ間違い無しです。

是非、試してみてください。

IPBOOK.cloudのアップデート：出願審査請求日を受領書から読み取る

出願審査請求日を受領書から読み取れるようにしました。
受領書をctrl+A、ctrl+Cしてクリップボードに取り込んでおきます。
案件を開いた状態で、「自動取込」の画面とし、｛クリップボード自動取込｝を実行すると、審査請求日の欄に該当する案件の提出日がセットされます。

同日に複数の出願審査請求を行った場合も、整理番号が一致することを確認して取り込むようにしています。

複数の出願審査請求をしたときに、それぞれの案件について、自動的に出願審査請求日をセットする処理も可能なのですが、画面で確認していない案件のデータを変更することになります。

これはこれで便利なのですが、IPBOOK.cloudでは、データを確認しながら使ってもらいたいものですから、すぐにリリースするというのは躊躇しております。また、ご意見聞かせてください。

出願審査請求日の入力は、カレンダーをクリックするだけではありますが、自動取込を経て行うことにより、人的ミスを減らすことができます。

IPBOOK.cloudのアップデート：ChatGPTを利用したAILLはGPT-4の利用ができるようになりました。

IPBOOK.cloudのご利用者には、ChatGPTを利用したAILL（言語学習プログラム）をご提供しております。APIキーを利用しており、原則的には質問内容はデータベースに蓄積されないことになっております。

ChatGPTのエンジンも日々進化を続けており、現在は、バージョン4が公開されております。ただ、これまでAPIキーを利用する場合、ChatGPTのエンジンとしてgpt-3.5-turboというバージョンまでしか使えませんでした。

７月よりこれまでの有料ユーザーには順次バージョン4が利用可能になるとのアナウンスがされておりました。７月に入ってからAILLではいつでも対応できるように準備しておりましたが、なかなか順番が回ってきませんでした。

本日、試してみたところ、やっと使える順番が回ってきたようです。

本来は、事務所様ごとにOpenAIと有料ユーザーとして契約する必要があります。ですが、試してみたいという方には、当所のゲスト用のサイトをご案内できます。お気軽にお問い合わせください。

IPBOOK.cloudのアップデート
IPBOOK.cloudのご利用者には、無料の英会話練習プログラム（AILL）を提供させていただいております。ただ、AILLは無料でご提供しておりますが、利用するには別途OpenAI様と課金契約をしていただいた上で、APIキーを取得していただく必要があります。月額20ドルかかりますが、IPBOOK.cloudのご利用者様であれば、20ドル分を使い切ることはまずあり得ないかと思います。

AILLは、英語に限らず、ドイツ語、フランス語、イタリア語など、OpenAIが対応している言語であれば、どの言語でも会話練習が可能です。

AILLは、会話練習以外にも、ChatGPTを効率よく利用することができます。OpenAIの公式アナウンスによれば、APIキーを使う場合、チャットと異なり、原則的には入力したデータが蓄積されないことになっております。完全に保証はできないそうなので、特許事務所としては、未公開情報は入力されないスタンスの方がよろしいかと思います。

英会話、AIへの問い合わせ、ビジネスレター添削などをご用意しておりますが、シンプルに英語翻訳も可能です。AIへの問い合わせとしての英語翻訳はこれまでも可能でしたが、さらに操作を簡易にしましたので、日本文をペーストし、英訳をさせるというチェックを入れれば、他の入力を要することなく英語翻訳が可能になりました。些細な手間の削減ですが、開発者を含めて頻繁に使う方は便利になりました。

IPBOOK.cloudのアップデート：語学学習プログラムをビジネスユースとしてご利用
IPBOOK.cloudをご利用していただくと、語学学習プログラムA.I.LanguageLearningSystemをご利用いただけます。以下、ＡＩＬＬと呼びます。
ＡＩＬＬは語学学習用として始めましたが、英文レターの添削機能(Check&Correct)を加えるなど、日々、改良を続けております。外見は余り変わらなくても、内部的には改良を積んでおります。
ＣｈａｔＧＰＴに何でも聞けるJustAskAnythingは、効率的にＣｈａｔでＡＩに問い合わせすることができます。こちらも細かいところで日々改良を加えており、日常業務で使いやすくなってきております。
　ＡＩＬＬをご利用になるには、ご利用者毎にＯｐｅｎＡＩと有料の利用契約をしていただき（PaidUserになるということです）、ＡＰＩキーを取得していただく必要があります。ＡＩＬＬを利用して私どもにかかる利用料というのはかかりませんが、ＯｐｅｎＡＩに対しては最低、月２０ドルかかりますが、２０ドル分を使い切ることはできないくらい利用料は安価です。
また、お試しをしてみたいという方には専用のご利用サイトを用意しております。短期のご利用が無料で可能です。IPBOOK.cloudのご利用者にはパスワードをお知らせしますので、お知らせください。

※このＡＩＬＬは、ＡＩを利用して多言語の語学を習得するサポートを行います。ＡＩと各種の言語で会話をし、その過程で誤りを指摘してもらったり、質問をしたり、復習をするということを可能にするものです。